281 milliards d’e-mails sont échangés chaque jour dans le monde, un flux qui ne tarit jamais. Les participants de mes études en reçoivent une trentaine par jour en moyenne, et certains plus de 200. À longueur de journée, les e-mails inondent vos messageries, et la crainte de la noyade peut provoquer stress et burn-out. Un phénomène de renforcement positif, proche du plaisir addictif de la loterie, vous pousse cependant à ne vouloir en rater aucune goutte.
Dans ces e-mails, les expéditeurs réclament bien entendu des réponses « d’ici vendredi », « d’ici demain » ou encore « CE MATIN ! » (sic). Plus de la moitié attend même une réponse dans l’heure. Dans ces conditions, la tentation est grande de se laisser porter par le courant plutôt que de chercher à le remonter. S’il vous a déjà été reproché un temps de réponse aux e-mails trop long, voici quelques arguments, étayés par la recherche, pour justifier le naufrage.
1. « Aux dernières nouvelles, l’e-mail est asynchrone »
Nous ne recevons du courrier postal qu’une fois par jour. L’e-mail, lui, arrive par défaut en flux continu. Un e-mail est consulté en moyenne en moins de deux minutes suivant sa réception, et 70 % des e-mails le sont en six secondes. Il faut plus d’une minute pour retrouver la productivité perdue par cette interruption. Votre destinataire ne peut qu’être impressionné par le sang-froid dont vous avez dû faire preuve pour ne pas répondre de suite à sa requête. N’allez pas pour autant régler la fréquence de réception de votre messagerie à une fois par mois. La fréquence optimale est plutôt de deux à quatre réceptions par jour.
2. « Je ne réponds jamais à chaud »
Vous n’avez sans doute pas saisi toutes les nuances de l’e-mail que vous avez reçu. Ce n’est pas de votre faute, mais plutôt de celle des expéditeurs, qui ne parviennent souvent pas à transmettre les messages tels qu’ils le souhaitent. Une étude demanda à des participants de rédiger des e-mails sarcastiques ou humoristiques. Bien entendu, les destinataires ne les perçurent jamais comme tels. Il est cependant convenu que les e-mails sont parfaitement appropriés pour transmettre et escalader les conflits. Si l’e-mail vous irrite, laissez-le donc reposer quelque temps.
3. « Je protège votre droit à la déconnexion »
N’hésitez pas à brandir le droit à la déconnexion comme excuse pour ne pas répondre aux e-mails reçus en dehors des heures de travail habituelles. Bien qu’elle soit glorifiée par une certaine culture de l’hyperconnexion et plébiscitée par les employés, cette pratique fait entrer en conflit vie personnelle et vie professionnelle, ce qui est source de stress dont l’accumulation peut conduire au burn-out. Par ailleurs, votre destinataire prendra sans doute connaissance de votre réponse en dehors de ses heures de travail également, lui causant les mêmes problèmes. Vous lui rendrez donc service en retardant votre réponse.
4. « J’ai trop de travail »
Les études s’accordent à dire que la réception, la lecture et la rédaction d’e-mails rallongent les journées de travail. La lecture, à elle seule, équivaut à une demi-heure par jour. A cela s’ajoute le temps passé sur les e-mails en dehors du bureau, que l’Organisation internationale du travail équivaut à des heures supplémentaires ou à du télétravail. Bien que les e-mails soient généralement utiles à notre travail, votre interlocuteur peut comprendre que vous ayez d’autres choses à faire…
5. « Votre e-mail s’est perdu (par votre faute) »
Si vous ne vous rappelez plus avoir supprimé ou ignoré l’e-mail, c’est peut-être qu’il ne vous appelait pas clairement à l’action. Un message efficace est bref, exploitable, son titre est explicite. Les employés formés à rédiger des e-mails de cette manière ressentent non seulement moins de stress, mais génèrent également moins de stress chez leurs destinataires. Cette excuse est encore plus plausible si votre mantra est l’inbox zero et que votre passion est le nettoyage compulsif de messagerie. Un employé n’autorisant pas sa boîte de réception à dépasser 20 e-mails a même été aperçu dans une étude. Avec une telle réputation, vos interlocuteurs craindront le sort qui risque d’être réservé à leurs e-mails inefficaces.
6. « Votre e-mail m’était-il destiné ? »
Personne n’est nostalgique de la copie carbone, qui consistait à dupliquer des manuscrits à l’aide d’une feuille de papier carbone. Personne ne le sera non plus de la fonctionnalité e-mail homonyme. Contrairement à son ancêtre, elle permet à ceux qui l’emploient d’envoyer des messages à des milliers de destinataires, pour exactement le même effort qu’à un seul. Un article est même allé jusqu’à suggérer un « timbre virtuel » facturant les employés « sur la base de leur quantité de destinataires ». L’effet spectateur étudié en psychologie sociale explique que plus il y a de personnes susceptibles d’aider autour de nous, moins nous nous sentons le devoir d’intervenir. Une bonne excuse pour ne pas répondre aux e-mails dont vous n’êtes pas l’unique destinaire.
7. « Je n’aime pas les e-mails »
Peut-être êtes-vous plus téléphone qu’e-mail. Mes recherches montrent qu’il est préférable d’interagir avec les outils de communication que nous préférons. Quand un de mes participants déclarait « je déteste le téléphone », un autre avouait appeler systématiquement ses collègues. Si vous n’aimez pas l’e-mail, avez-vous alors déjà partagé vos préférences à vos interlocuteurs ?
Veillez tout de même à ne pas abuser de ces excuses
Une de mes études a mis en lumière le phénomène de sous-charge d’e-mails chez celles et ceux qui ne reçoivent pas autant d’e-mails qu’ils ne l’espèrent, sans cesse en attente de réponses. Ce phénomène est source de stress au même titre que la surcharge d’e-mails.
Alors quand vous userez de ces excuses, gardez à l’esprit que, demain, ce sera peut-être vous qui rafraîchiriez votre messagerie chaque minute, dans l’attente fébrile de réponses à vos e-mails.
Source : Sept bonnes raisons de ne pas répondre (tout de suite) aux e-mails